HR-Prozesse dokumentieren: Wie 222 Prozessmodelle für Klarheit sorgten

HR-Prozesse dokumentieren: Wie 222 Prozessmodelle für Klarheit sorgten

Struktur statt Chaos – ein Projektbericht aus der HR-Prozessberatung

Im Frühjahr 2025 durfte ich als externer Prozessberater ein spannendes Projekt im HR-Bereich eines großen IT-Dienstleisters im Finanzsektor begleiten. Ziel war es, bestehende HR-Prozesse systematisch aufzunehmen, zu dokumentieren und in ADONIS NP zu modellieren.

Was einfach klingt, ist in der Praxis oft komplex – denn Prozesse sind selten so klar, wie man sie sich wünscht. Umso wichtiger ist ein strukturierter, pragmatischer Ansatz, der an der Realität der Mitarbeitenden ansetzt.

222 Prozesse, viele Gespräche – und eine klare Struktur

Gemeinsam mit einem Kollegen führte ich über mehrere Wochen hinweg zahlreiche Interviews mit HR-Stakeholdern – aus Bereichen wie Core HR, Learning, Recruiting, People Services oder Career & Performance.

Dabei ging es nicht nur darum, Abläufe zu erfassen, sondern auch darum, ein Gefühl für die gelebte Praxis zu entwickeln: Wo laufen Prozesse sauber? Wo gibt es Lücken, Umwege, kreative Lösungen?

Wir waren ein bisschen wie die Gebrüder Grimm der Prozessmodellierung:
Wir zogen durch das Unternehmen, hörten aufmerksam zu, sammelten Geschichten – nur eben keine Märchen, sondern Prozesse. Und statt sie aufzuschreiben, wie man sie sich wünscht, haben wir sie dokumentiert, wie sie wirklich gelebt werden.

Das Ergebnis:

• 222 detailliert dokumentierte Prozesse
• Modelliert in ADONIS NP – inklusive Rollen, IT-Systemen, Kommentaren
• Übersichtlich strukturiert in einem digitalen Confluence-Workbook
• Nachvollziehbar, anschlussfähig, praxisnah

Prozessaufnahme mit Blick fürs Wesentliche

Besonders wichtig war uns ein Ansatz, der sich nicht im Formalismus verliert, sondern den Alltag der Anwender:innen abbildet. Die Modelle sollten nicht nur korrekt, sondern nützlich sein – für operative Teams, Führungskräfte und spätere Optimierungen.

Ein zentraler Erfolgsfaktor war dabei: zuhören können. Denn wer Prozesse wirklich verstehen will, muss sie aus Sicht der Beteiligten erfassen – nicht aus dem Lehrbuch.

Was ich aus diesem Projekt mitgenommen habe

✅ Gute Prozessberatung braucht Empathie, Struktur und ein Auge fürs Wesentliche
✅ Tools wie ADONIS NP sind nur so gut wie die Klarheit im Kopf des Modellierers
✅ Eine durchdachte Dokumentation schafft Transparenz, Vertrauen und Entwicklungsspielraum

Fazit: HR-Prozesse dokumentieren lohnt sich

Dieses Projekt war für mich ein Beispiel dafür, wie strukturierte Prozessaufnahme in HR nicht nur ein „Nice-to-have“, sondern ein echter Mehrwert sein kann. Es schafft Ordnung, entlastet Mitarbeitende – und legt die Grundlage für nachhaltige Veränderung.

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Sollten Sie bezüglich Prozessdokumentation Hilfe benötigen, dann sprechen Sie mich an.