Im Frühjahr 2025 durfte ich als externer Prozessberater ein spannendes Projekt im HR-Bereich eines großen IT-Dienstleisters im Finanzsektor begleiten. Ziel war es, bestehende HR-Prozesse systematisch aufzunehmen, zu dokumentieren und in ADONIS NP zu modellieren.
Was einfach klingt, ist in der Praxis oft komplex – denn Prozesse sind selten so klar, wie man sie sich wünscht. Umso wichtiger ist ein strukturierter, pragmatischer Ansatz, der an der Realität der Mitarbeitenden ansetzt.
Gemeinsam mit einem Kollegen führte ich über mehrere Wochen hinweg zahlreiche Interviews mit HR-Stakeholdern – aus Bereichen wie Core HR, Learning, Recruiting, People Services oder Career & Performance.
Dabei ging es nicht nur darum, Abläufe zu erfassen, sondern auch darum, ein Gefühl für die gelebte Praxis zu entwickeln: Wo laufen Prozesse sauber? Wo gibt es Lücken, Umwege, kreative Lösungen?
Wir waren ein bisschen wie die Gebrüder Grimm der Prozessmodellierung:
Wir zogen durch das Unternehmen, hörten aufmerksam zu, sammelten Geschichten – nur eben keine Märchen, sondern Prozesse. Und statt sie aufzuschreiben, wie man sie sich wünscht, haben wir sie dokumentiert, wie sie wirklich gelebt werden.
Das Ergebnis:
Besonders wichtig war uns ein Ansatz, der sich nicht im Formalismus verliert, sondern den Alltag der Anwender:innen abbildet. Die Modelle sollten nicht nur korrekt, sondern nützlich sein – für operative Teams, Führungskräfte und spätere Optimierungen.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war dabei: zuhören können. Denn wer Prozesse wirklich verstehen will, muss sie aus Sicht der Beteiligten erfassen – nicht aus dem Lehrbuch.
✅ Gute Prozessberatung braucht Empathie, Struktur und ein Auge fürs Wesentliche
✅ Tools wie ADONIS NP sind nur so gut wie die Klarheit im Kopf des Modellierers
✅ Eine durchdachte Dokumentation schafft Transparenz, Vertrauen und Entwicklungsspielraum
Dieses Projekt war für mich ein Beispiel dafür, wie strukturierte Prozessaufnahme in HR nicht nur ein „Nice-to-have“, sondern ein echter Mehrwert sein kann. Es schafft Ordnung, entlastet Mitarbeitende – und legt die Grundlage für nachhaltige Veränderung.
Brauchen Sie Hilfe bei der Prozessdokumentation?
Sollten Sie bezüglich Prozessdokumentation Hilfe benötigen, dann sprechen Sie mich an.
IT-Service-Management (ITSM) ist längst ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmen – ob in der Bank, im Handel oder im öffentlichen Sektor. Doch wie lässt sich IT so organisieren, dass sie nicht nur funktioniert, sondern echten Mehrwert liefert?
Hier kommt das Framework ITIL 4 ins Spiel – ein bewährtes Modell für das Management von IT-Services, das weltweit Anwendung findet.
ITIL steht für Information Technology Infrastructure Library und beschreibt eine Sammlung von Best Practices, also bewährten Vorgehensweisen für die Planung, Bereitstellung, den Betrieb und die kontinuierliche Verbesserung von IT-Dienstleistungen.
Die aktuelle Version, ITIL 4, wurde 2019 veröffentlicht und bringt frischen Wind in das Thema. Sie orientiert sich stark an modernen Methoden wie Agile, DevOps und Lean Management – und stellt den Kundenwert ins Zentrum.
📌 Wichtig: ITIL ist ein von PeopleCert entwickeltes und geschütztes Framework. Dieser Artikel stellt eine unabhängige Einführung in zentrale Grundbegriffe dar – ohne offizielle Lizenzierung oder Verbindung zu PeopleCert.
In einer Welt, in der sich Technologien, Erwartungen und Geschäftsmodelle ständig wandeln, bietet ITIL 4 einen orientierenden Rahmen. Es hilft IT-Teams dabei:
Ein zentrales Konzept von ITIL 4 sind die vier Dimensionen, die für jedes funktionierende Service-Management zusammenspielen müssen:
ITIL 4 stellt ein sogenanntes Service Value System (SVS) vor – ein Denkmodell, das beschreibt, wie Organisationen aus Anforderungen („Demand“) tatsächlich werthaltige Ergebnisse („Value“) generieren.
Herzstück des SVS ist die Service Value Chain, ein flexibles Modell aus sechs miteinander verbundenen Aktivitäten: Plan, Improve, Engage, Design & Transition, Obtain/Build und Deliver & Support.
ITIL 4 ist kein starres Regelwerk, sondern ein flexibler Werkzeugkasten, der sich an die Bedürfnisse verschiedenster Organisationen anpassen lässt. Wer IT-Services besser verstehen, strukturieren und verbessern möchte, findet in ITIL 4 wertvolle Impulse.
Hinweis: ITIL ist eine eingetragene Marke der PeopleCert Group. Dieser Beitrag dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine offizielle Schulung oder Zertifizierungsvorbereitung dar.
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